De meeste mkb-bedrijven die met duurzaamheidsrapportage te maken krijgen, vallen niet onder de volledige CSRD maar onder VSME: een aanzienlijk lichtere standaard die speciaal voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven is gemaakt. Dat scheelt honderden datapunten en het scheelt vooral een traject dat niet bij uw organisatie past. Op deze pagina leest u welke van de twee voor u geldt, hoe een eerste rapportage er praktisch uitziet en waarom een adviestraject in de zwaarste variant hier zelden op zijn plaats is.
CSRD of VSME voor het mkb: beginnen zonder Big Four-traject
De meeste mkb-bedrijven die hierover een vraag krijgen, hoeven geen volledige CSRD-rapportage op te stellen. Zij vallen onder VSME, de standaard voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven. Dat verschil is niet gradueel maar fundamenteel: waar een CSRD-rapportage over honderden datapunten gaat, is de basismodule van VSME opgezet om met de gegevens te werken die u waarschijnlijk al in huis heeft. Wie dat onderscheid niet maakt, koopt een traject in dat een paar maten te groot is.
Waarom komt een mkb-bedrijf hier terecht?
Vrijwel nooit omdat de wetgever aan de deur staat. In de praktijk komt de vraag uit de keten:
- Een grote klant vraagt erom. Uw afnemer valt zelf onder de rapportageplicht en heeft gegevens uit zijn keten nodig. U bent onderdeel van die keten.
- Uw bank of verzekeraar vraagt erom. Financiers nemen duurzaamheidsgegevens steeds vaker mee in hun beoordeling.
- Een aanbesteding vraagt erom. Bij publieke opdrachtgevers is dit inmiddels een standaard onderdeel van de uitvraag.
Dat verklaart ook waarom de vraag meestal met een deadline binnenkomt en zonder toelichting. Er is iemand die iets van u nodig heeft, en u moet uitzoeken wat dat precies is.
CSRD of VSME: welke geldt voor u?
Het korte antwoord: de volledige CSRD geldt voor grote ondernemingen en beursgenoteerde bedrijven. Voor het overgrote deel van het Nederlandse mkb is dat niet aan de orde, zeker niet na de versoepelingen die de afgelopen jaren zijn doorgevoerd.
Belangrijker nog is wat er in diezelfde versoepeling is afgesproken over de keten. Grote bedrijven die wél rapportageplichtig zijn, mogen bij kleinere leveranciers niet onbeperkt gegevens opvragen. Er geldt een bovengrens, en die grens is gekoppeld aan wat er in de VSME-standaard staat.
Dat is voor u het bruikbaarste feit op deze pagina. Krijgt u een vragenlijst die verder gaat dan VSME, dan mag u daar iets van vinden. In de praktijk is de vraag vaak breder dan nodig, simpelweg omdat de inkoopafdeling van uw klant één formulier naar iedereen stuurt.
Wat is VSME precies?
VSME is de vrijwillige rapportagestandaard voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven, opgesteld door EFRAG in opdracht van de Europese Commissie. Hij bestaat uit twee delen:
- De basismodule. Een beperkte set gegevens over energie, uitstoot, water, afval, personeel en governance. Bedoeld om zonder specialistische systemen in te vullen.
- De uitgebreide module. Aanvullende informatie voor organisaties waar een afnemer of financier meer van wil weten, bijvoorbeeld over risico's en beleid.
Voor een eerste rapportage is de basismodule vrijwel altijd het juiste startpunt. Blijkt uw afnemer meer nodig te hebben, dan bouwt u daar het jaar erop op voort.
Waarom past een zwaar adviestraject hier zelden?
Dit is de vraag waar het meestal om draait, en het antwoord is nuchterder dan u misschien verwacht. Een uitgebreid adviestraject is ontworpen voor organisaties met een complexe keten, meerdere entiteiten en een assurance-verplichting. Die drie dingen zijn precies wat een mkb-bedrijf niet heeft.
Wat een mkb-organisatie wél nodig heeft:
- iemand die vertaalt wat de vragenlijst van uw klant eigenlijk vraagt;
- hulp bij het verzamelen van gegevens die verspreid in de organisatie zitten, van energienota's tot personeelsadministratie;
- een rapportage die klopt en die u volgend jaar zelf kunt bijwerken;
- iemand die zegt wanneer u iets níet hoeft in te vullen.
Dat laatste punt scheelt in de praktijk het meeste werk. Een flink deel van de standaardvragenlijsten die rondgaan is niet van toepassing op een organisatie van vijftig man.
Hoe ziet een eerste rapportage er praktisch uit?
In vier stappen, en het zwaartepunt ligt bij de tweede.
- Bepalen wat er gevraagd wordt. Welke afnemer, welke standaard, welke module, welke deadline. Vaak blijkt hier al dat de helft van de vragen niet op u van toepassing is.
- Gegevens verzamelen. Energieverbruik uit de nota's, brandstof uit de wagenparkadministratie, afval bij uw verwerker, personeelsgegevens uit de salarisadministratie. Dit is het echte werk, en het valt bijna altijd mee zodra duidelijk is waar het staat.
- Berekenen en invullen. Verbruik omrekenen naar uitstoot, met vastgelegde omrekenfactoren zodat u volgend jaar dezelfde methode kunt aanhouden.
- Vastleggen hoe u het gedaan heeft. Niet voor de vorm: dit is wat het volgende jaar een kwestie van bijwerken maakt in plaats van opnieuw uitzoeken.
Wat het u kost aan tijd
Voor een eerste basisrapportage bij een organisatie van vijftig tot tweehonderd medewerkers is enkele dagen intern werk realistisch, verspreid over een paar weken. Het meeste daarvan zit in stap 2, en dat is werk dat alleen uw eigen mensen kunnen doen omdat zij weten waar de gegevens liggen.
De jaren daarna is het aanzienlijk minder. De structuur staat dan, de bronnen zijn bekend en de methode ligt vast. Dat is ook precies de reden om die eerste keer goed vast te leggen wat u gedaan heeft.
De fouten die wij in de praktijk zien
- De vragenlijst van de klant één op één invullen. Daarmee rapporteert u vaak meer dan nodig, en u zet uzelf vast op gegevens die u volgend jaar opnieuw moet leveren.
- Beginnen met een tool. Software helpt pas als u weet welke gegevens u nodig heeft. Andersom leidt het tot een abonnement en een leeg dashboard.
- Alles zelf willen berekenen. Omrekenfactoren zijn openbaar en vastgesteld. Het zelf afleiden ervan kost tijd en levert cijfers op die niemand kan controleren.
- Geen vastlegging van de methode. Het jaar erop weet niemand meer welke aannames er gemaakt zijn, en begint het werk opnieuw.
Veelgestelde vragen
Valt mijn mkb-bedrijf onder de CSRD?
In de meeste gevallen niet. De volledige rapportageplicht richt zich op grote ondernemingen en beursgenoteerde bedrijven. Krijgt u toch een uitvraag, dan komt die doorgaans van een afnemer die zelf rapportageplichtig is en gegevens uit zijn keten nodig heeft.
Wat is het verschil tussen CSRD en VSME?
CSRD is de rapportageverplichting voor grote en beursgenoteerde ondernemingen, met een uitgebreide set standaarden. VSME is de vrijwillige standaard voor niet-beursgenoteerde mkb-bedrijven en is aanzienlijk beperkter van omvang.
Moet ik als mkb-bedrijf verplicht rapporteren?
Wettelijk doorgaans niet. Commercieel vaak wel: als uw afnemer, financier of opdrachtgever erom vraagt, is het geen vrijblijvende keuze meer.
Kan ik een eerste rapportage zelf maken?
Ja. De basismodule is daar bewust op ontworpen. Waar organisaties in de praktijk op vastlopen is niet het invullen maar het bepalen wat er precies gevraagd wordt en waar de gegevens vandaan moeten komen.
Hoe lang blijft zo'n rapportage geldig?
Een rapportage gaat over een boekjaar en wordt jaarlijks bijgewerkt. De eerste keer kost het meeste werk; daarna is het actualiseren.
Hulp nodig bij een eerste rapportage?
Wij begeleiden mkb-organisaties bij hun eerste duurzaamheidsrapportage, van het ontrafelen van de uitvraag tot een rapportage die u het jaar erop zelf kunt bijwerken. Bekijk VSME en CSRD, of neem vrijblijvend contact op. Stuur de vragenlijst die u heeft gekregen gerust mee; dan kunnen wij meteen zeggen wat er werkelijk van u gevraagd wordt.
